管理学沟通的四种方式及特点

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管理学沟通的四种方式及特点

　　管理学沟通的四种方式及特点，沟通作为人们日常生活中最为广泛的一种交流方式，与其他人一起分享自己的观点和实验成果的过程，可以使彼此之间的感情有所增进。那么管理学沟通的四种方式及特点是什么呢？

　　管理学沟通的四种方式及特点1

　　组织中常见的沟通方式有口头沟通、书面沟通、非语言沟通以及电子沟通。

　　 1.口头沟通

　　口头沟通就是运用口头表达的方式进行信息的传递和交流，包括面对面的讨论、谈话、开会和演讲等。其优点是：信息传递快，信息量大，接收者能感受到发送者的真挚感情，且信息发送者能立即得到反馈，能了解所传达的信息是否被正确理解，这是一种双向沟通，它使得参加沟通的双方既是发送者又是接收者。口头沟通最大的缺点是：如无准备，不方便记录，且信息经多人传递易失真，难以核实。

　　 2.书面沟通

　　书面沟通就是运用书面形式进行的信息传递和交流，包括备忘录、信件、报告、计算机文件和其他书面文件。其优点在于：具有清晰性和准确性，不容易在传递过程中被歪曲，可以永久保留，接收者可以根据自己的时间和速度详细阅读以求理解。其缺点在于：信息反馈慢，接收者可能不能完全理解信息，而且在相同的时间内不如口头沟通传递的信息量大。

　　例子

　　某日上午，公司经理给新来的助理曹小姐布置了一个任务，要求她向各个部门下发岗位职责空白表格，并要求各个部门在当天下午两点之前上交经理办公室。经理问曹小姐是否明白其任务？她说完全明白，于是就去执行。

　　结果到了下午规定的时间，技术部没有上交表格。经理问曹小姐：“你向技术部怎么传达的？”曹小姐说：“完全按正确的意思传达的。”经理又问：“为什么技术部没上交？”曹小姐说：“技术部就是没上交，不知道为什么。”

　　于是经理把曹小姐和技术部负责人都召集到经理办公会议室，问这个事情。技术部负责人回答说，当时他没有听到曹小姐传达关于上交时间的要求。而曹小姐说，自已确实传达了，为什么公司12个部门就技术部没听清楚？到底是曹小姐没传达，还是技术部没听到？没有书面的东西，谁都说不清楚。

　　 解析：

　　在实践中，一些管理者往往习惯于电话交谈完就完事，或过分相信口头沟通的功能，结果往往耽误事情，造成损失。出现上述情况，既耽误了工作，又难以说清责任。因此，无论是企业内部部门之间互相协调、支持、沟通，还是企业和供应商、客户等外部之间互相协调、支持、沟通，都应当有书面沟通函件，这样既能保证沟通到位，也便于核实。

　　 3.非语言沟通

　　非语言沟通即指非口头、非书面形式的沟通，也就是用语言以外的非语言符号进行的信息沟通，包括衣着、动作、表情、手势等体态语言，警笛，红绿灯，谈话的语调，音量，手语，旗语等。

　　研究表明，在面对面的交流中，55%的信息来自于面部表情和身体语言，38%的信息来自于语调，只有7%的信息真正来自于词汇。因此，在某种意义上，怎么说比说什么更重要，恰当地使用非语言沟通形式可以提高沟通的效果。

　　非语言沟通的优点是内涵丰富。其缺点在于：由于人的个性差异、国家的文化差异，有时沟通也会造成误解；此外，非语言沟通的范围有限，只能在面对面沟通中使用。

　　 4.电子沟通

　　电子沟通即以电子符号的形式通过电子媒介而进行的沟通，如传真、电报、电子邮件、视频会议、电话会议、即时通信工具（如QQ、微信）等。

　　 小提示

　　研究表明，在一个大型公司里，使用电子邮件使人们用于打电话的时间减少了80%，办公室之间的信件减少了94%，复印件减少了60%，备忘录减少了50%，极大地节省了工作成本，提高了效率。

　　电子沟通的主要优点在于信息传输速率快、成本低。其缺点在于对于那些需要面对面解决的复杂问题，不能采集到微妙的、情感化的非语言线索。例如，语言完全相同的一句话，在手机上说和面对面加上表情动作地说，即使同一个人听，也会有两种不同的体会和感觉。因此，电子邮件最适合发布那些不需要大量复杂交换的日常信息，它不太适合传递机密信息、解决冲突以及谈判。

　　管理学沟通的四种方式及特点2

　　管理方面的沟通同一般的人际沟通相比，具有更强的目标性、规范性、透明性。

　　 一、沟通概述

　　沟通就是信息的传递和保持信息的畅通。组织沟通中，形成完善的沟通渠道，建立规范的信息传递标准，掌握好良好的沟通行为，采用正确的沟通方式，是沟通工作的一些重点。

　　例如，一个企业正常市场信息在月底通过E-mail由各个营业网点发给市场部，市场部收到后一个自动回复，由市场部整理后在月初的第一个上班日通过文件的形式传递给运营部门，运营部门签收，这就是沟通。当然，这个企业还可以把例外的市场信息的沟通渠道、传递标准、沟通方式等也规定下来。

　　 任何的组织中的管理者都必须把沟通工作做好。

　　 沟通的定义

　　所谓沟通，简单地说，就是信息的传递和理解，涉及到从发送者到接受者的过程和行为。沟通对管理者的重要性体现在至少两个方面：首先，沟通是计划、组织、领导和控制等管理职能得以实施和完成的基本条件。

　　例如，组织目标的确定和理解需要沟通，计划的下达与执行需要沟通，奖惩制度、薪酬福利制度需要沟通，目标实现的标准以及如何测量需要沟通。只有保持信息的传递畅通，并得以理解和反馈，才能更好地实现各管理职能。

　　其次，沟通也是管理者的重要工作。通过沟通，管理者把组织内部的成员联结起来实现组织的目标，没有沟通不可能进行群体或组织的活动；沟通的效率以及沟通的效果将对组织的整体绩效有重要影响。另外，沟通还为组织建立起了同外界联系的桥梁，任何组织只有通过与外界的沟通才有可能成为一个与外部环境发生相互作用的开放系统。

　　信息发送者，即需要沟通的主动者。信息沟通者必须明确是因某种原因希望接受者了解某些信息，这些信息就是要沟通的内容；将信息内容表达为某种或某些特定的符号，也就是要发送的信息只有经过编码，才能发送。例如企业的财务报表，就是经过财务人员编码然后进行信息传递。一个组织中，信息发送者要使用接受者可理解的编码进行发送信息；组织共同认可的一些信息编码规范是组织成员之间有效沟通的基础。

　　信息传递渠道，就是编码后的信息通过一定的形式、方式结合具体的条件进行信息传递，如文件、报告、会议、打电话、写信、谈话、以及电视和互联网等。

　　根据信息的重要性和复杂程度等，选择不同的信息传递渠道；有些重要和复杂的信息，通常采取多种渠道进行传递，如，将绩效评估的结果告诉员工时，管理者会在面谈之后再提供一封总结信。选择什么样的信息传递渠道，既要看沟通的场合、互相同意和方便、沟通双方所处环境拥有的条件等，也与选择渠道的成本有关。各种信息沟通渠道都有利弊，信息的传递效率也不尽相同。因此，选择适当的渠道对实施有效的信息沟通是极为重要的。

　　信息接受者，要经过接收、译码、理解等才可了解所收到信息的内含和意义。这个译码过程关系到接受者是否能正确理解发送者所传递的信息，译码错误，信息就会被误解。

　　接受者的专业素质、技术水平、工作经验、心理活动、社会文化背景以及价值观和理解力等都会导致解码过程中出现差错，会使信息接受者发生一定的误解，不利于有效沟通。如将组织的一重要决议通过文件、会议等形式进行信息传递，不同的接受者对决议的理解是不同的，对一些报表也会因不同的接受者有不同的理解；而语言的形式的沟通可能会有更大的误解。

　　 沟通的'作用

　　人际沟通在人际关系方面具有的重要性不仅表现在信息的传递与分享，更多的是思想、观念、情感的交流，满足心理上的很多需要。

　　组织沟通是组织管理过程的一个重要方面。组织沟通的作用表现在：

　　①建立并传播组织目标；

　　②制定实现目标的计划；

　　③以最有效果和效率的方式配置组织资源，包括人力资源；

　　④选拔、培养、考评组织成员；

　　⑤领导、指导、激励人们；

　　⑥控制绩效。

　　如在计划过程中，沟通的作用具体表现在：

　　①计划可以在管理人员和其他人员之间广泛交流；

　　②有效的沟通（即，对计划的准确表述、传递与理解）对执行预定计划有重要的意义；

　　③下属人员执行计划的情况的信息，只有通过沟通才能将信息反馈回去。计划执行中的沟通，一般都有正式的沟通方式，甚至以书面沟通为主。

　　良好的沟通是组织达到协调状态的基础，是组织完成其目标的必要条件。没有良好沟通的组织的特点主要有：①小道消息满天飞；②非正式组织甚至帮派现象严重；③没有统一的可执行的沟通规范；④管理者专权现象严重；⑤效率低下；等等。管理者在履行领导职能时，必须清楚认识沟通的作用，努力使信息畅通。

　　没有沟通就没有协调，就不可能实现组织的目标。组织的目标，必须被理解并制定为各种计划或方案，并被员工理解并执行，才能完成。

　　了解人际沟通的特点和沟通的方式，可以使我们更好地理解沟通。但是，管理者一定要认识到，一般性的人际沟通与管理者进行的管理上的沟通是有区别的。

　　 1、人际沟通的一般特点

　　与机器间进行沟通相比，人际间的信息沟通具有以下特点：

　　①人际沟通虽然也离不开机器沟通中所使用的传统的书面沟通语言和现代的信息工具，但更经常地，人际沟通主要是通过语言进行的，同时还辅之以姿态、手势等非语言的形式进行。

　　②人际沟通的内容并不仅限于纯粹的情报、消息的传递，还包括思想、感情、观点的交流。

　　③由于每个人的知识、经历、价值观不同，人际沟通通常会因为受到人与人之间复杂心理的影响。

　　 2、人际沟通的方式

　　 （1）、口头沟通方式

　　口头沟通方式主要是面对面交谈，有一对一、一对多、多对多等，也包括电话或其他情况下以讲话形式出现的沟通方式。人际间的口头沟通的优点在于：

　　①口头沟通可以迅速地交换彼此的思想和观点，迅速了解对方的反馈意见；

　　②能够随时当面提出问题和回答问题，效率高；

　　③口头沟通比较方便，用不着什么准备；

　　④面对面口头沟通时，彼此可以直接从对方脸部表情、手势和说话语气等表达方式了解对方的真实情感。

　　然而，口头沟通也有其自身的缺点：①口头沟通可能因思考不周而无法全面系统阐明问题或因谴词造句的疏忽而造成不必要的误解；②有些人还可能因口齿不清而影响沟通；③口头沟通也容易造成信息囫囵吞枣或断章取义等现象；④容易造成口说无凭、容易遗忘等缺点。

　　 （2）、书面沟通方式

　　人际间的书面沟通是进行交流思想、观点交流以及礼仪交往等常用的沟通方式，也是处理人际间事务的常用方式。书面沟通也有一对一，一对多，多对多等，特别是E-mail等信息工具的使用，进一步丰富了书面沟通。书面沟通的优点：①通过斟酌使用词更加准确；②可以方便接受者在自主的时间内阅读和反馈；③便于反复阅读、斟酌、理解；④有据可查。

　　书面沟通的缺点：①书面沟通可能灰词不达意；②书面沟通无法确知信息是否达到或什么时候到达；③书面沟通无法及时得到对方的反馈意见；④书面沟通无法与手势、表情等非语言沟通一起使用。

　　 （3）、非语言沟通方式

　　语气、手势等体态语言是人际沟通的重要沟通方式。体态语言能表达很多情感和内容。

　　 3、人际沟通与组织沟通

　　人际沟通一般是以口头沟通结合体态语言沟通为主，书面沟通为辅。而组织沟通是以规范的书面沟通或文字沟通为主，规范性不仅表现在使用组织内可共同理解的格式、符号等，也表现在沟通的程序，甚至沟通的时间和具体情境的具体规定；组织沟通中口头沟通及非语言的沟通为辅。

　　组织沟通对于要达到的效果或达到的目的是明确的，沟通的效率也是管理者在沟通中必须考虑的，而一般的人际沟通对沟通效果的要求较弱，沟通的效率也没有太多的要求。

　　管理者既要提高人际沟通能力，又要保证组织沟通的畅通。组织沟通主要保证是信息的在组织内传递的流畅。

　　组织内的信息畅通必须以制度为保障。

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　　 管理沟通的形式

　　(1) 正式沟通与非正式沟通: 从组织系统来看, 正式沟通就是通过组织明文规定的渠道进行信息传递和交流。非正式沟通是在正式沟通外进行的信息传递或交流。它起着补充正式沟通的作用, 因为人们的真实思想和动机都是在非正式的沟通中表露出来的, 且信息传递快、不受限制。

　　2) 上行沟通、下行沟通和平行沟通: 上行沟通是指下级的意见、信息向上级反映。下行沟通是组织中的上层领导按指挥系统从上而下的情报沟通。平行沟通是指组织中各平行部门人员之间的信息交流, 这包括一个部门的人员与其他部门的上级、下级或同级人员之间的直接沟通。

　　(3) 单向沟通和双向沟通: 作报告、发指示、作讲演等是单向沟通; 交谈、协商、会谈等是双向沟通。如果需要迅速地传达信息, 单向沟通的效果好, 但准确性较差; 如果需要准确地传递信息, 双向沟通较好, 但速度较慢。

　　(4)口头沟通和书面沟通: 口头沟通就是指人们之间的言谈, 或通过别人打听, 询问其他人的情况, 也可以是委托他人向第三者传达自己的意见等。书面沟通则是用图、文的表现形式来联络沟通。前者的优点是具有迅速和充分交换意见的潜力, 能够当面提出或回答问题。后者使传递的情报作为档案或参考资料保存下来, 往往比口头情报更仔细、更正式。

　　 管理沟通的方法

　　1) 发布指示: 指示是指导下级工作的重要方法, 可使一个活动开始着手、更改或制止, 具有强制性的意思。如果下级拒绝执行或不恰当地执行指示, 而上级主管人员又不能对此使用制裁办法, 那么今后的指示可能失去作用, 他的地位将难以维持。

　　(2) 会议制度: 从历史上看, 会议是有史以来就存在的。人们之所以经常聚会。因为会议的确可以满足人们的某种需要。会议是整个活动包括社会活动的一个重要反映, 会议集思广益。会议可使人们彼此了解共同的目标, 明确自己怎样为组织作出贡献。通过会议对每一位与会者产生一种约束力。通过会议能发现人们所未注意到的问题。例如工作汇报会、专题讨论会、职工座谈会等。

　　(3) 个别交谈: 个别交谈就是指领导者用正式的或非正式的形式, 在组织内或组织外, 同下属或同级人员进行个别交谈, 征询谈话对象中存在的问题和缺陷, 提出自己的看法, 对别人或其他的上级, 包括对主管人员自己( 谈话者) 的意见。这种方法在认识、见解、信心诸方面易取得一致, 这也是政治思想工作的表现形式之一。

　　(4) 建立沟通网络: 沟通网络实际上是对各种沟通形式的概括。有链式、圆周式、轮式和“Y”式。

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